効果的なビジネスEメールの書き方 その②

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効果的なビジネスEメールの書き方 その①では、

基本的な心構えと、分かりやすいタイトルの作り方を

解説しました。

効果的なビジネスEメールの書き方 その①

 

 

今回は、メールを各祭に知っておくと便利な表現を、まとめてご紹介します。

 

いつも使う表現は、完全に覚えてしまうので、すぐに取り出せるノートなどに書き溜めておくと便利です。

 

宛先の書き方

 

相手への呼びかけ、意外に悩みます。

社内の英語達人がどのような表現を使っているかを確認するのがお勧めですが、基本的な考え方は以下です。

 

フォーマルな場合

 

Dear Mr. (またはMs.) +苗字

 

 

担当者の苗字がわからない場合

 

Dear Sir/Madam,

To Whom It May Concern,

 

 

全員に向けての場合

 

Dear All,

 

 

担当者がチームや部門全体のような場合

 

Dear Team Members,

Dear Finance Department Members,  財務部のみなさんへ

Dear Sales Representatves, 営業担当のみなさんへ

 

 

カジュアルな表現

 

Hello +名前、

Hi + 名前、

To + 名前、

 

社内メールの場合はカジュアルな表現を使うことが多いです。

上司や同僚が、どのような表現を使っているかを参考にしてみてください。

 

書き出しの表現例

 

あなたからのお問い合わせについて、メールでお答えします。

With regard to your inquiry, we would like to answer in this e-mail.

 

御社から先日購入した商品について、いくつか質問があります。

Regarding your new product, which we have purchased the other day, we have a couple of questions.

 

添付のファイルの通り、来月弊社の新製品を発売します。

As per the attached file, we will launch our new product next month.

 

先日のミーティングではお時間ありがとうございました。

Thank you for your time in the meeting the other day.

 

御社のサービスの詳細を送ってくださりありがとうございました。

Thank you for sending the detail of your services to us.

 

お問い合わせへの返信が遅れ、申し訳ありませんでした。

We are sorry for the delay in responding to your inquiry.

Our apology for taking a time to get back to you.

 

 

これは今朝電話でお話したことを確認するものです。

This is to confirm our telephone conversation this morning.

 

御社の新製品について、問い合わせがあります。

We have an inquiry regarding your new product.

 

御社との契約について、数点確認させて頂きたくメールしています。

In this e-mail, we would like to confirm a few points in our contracts with you.

 

 

リクエスト又は情報を求める表現

 

11月5日の会議に参加できるか、お知らせください。

Please let me know if you can attend the meeting on November 5th.

 

先日お送りした資料を、添付のもので差し替えてください。

Please replace the file I sent the other day with the attachment.

 

次の会議の前に添付の資料を読み、当日資料を持ってきてください。

Please read the attached documents in advance and bring the copy with you to the meeting.

 

セールスマネージャーとのミーティングを設定して頂けますか?

Please set up a meeting with the sales manager.

Could you set up a meeting with the sales manager?

 

あなたのホテルにセミナールームがあるか知りたいです。

I would like to know whether you have a seminar room in your hotel.

 

(返事などを)催促するメールの書き方

 

以下のメッセージを、もしまだ読む機会がないようでしたら、お時間をとって頂ければと思います。

If you haven’t already, please take a moment to read the following message.

 

先のメールの現状につき、ご一報ください。

Please let us know the current status regarding our previous email.

 

念のため、ご返信をお待ちしているということをお知らせいたします。

This is just a friendly reminder that we are waiting for your reply.  

 

クロージングの表現例

 

ご質問があれば、遠慮なくご連絡ください。

Please do not hesitate to contact me, if you have any question.

 

これが何か懸念を生じるようであれば、すぐにお知らせください。

Please let us know immediately if this causes any concerns.

 

迅速に返答頂けますと、幸いです。

Your early reply would be highly appreciated.

 

ご都合の良い時になるべく早く返信ください。

Please reply at your earliest convenience.

 

 

結びの表現

 

フォーマルな場合

  • Yours faithfully, (主に出だしがDear Sir/ Madam,の場合)
  • Yours sincerely, (主に出だしがDear Mr. (またはMs.) +苗字 の場合 )
  • Sincerely Yours, 
  • Sincerely, 
  • Yours Truly, 

カジュアルな表現

  • Thanks,
  • Take care,
  • Yours,
  • Best regards, (BRと略されることも)

 

署名欄の書き方

 

英語のメールでは、概ね以下の情報を署名欄に記載するのが慣例です。

名前
役職/部門
会社名
会社の住所
Eメールアドレス
電話番号
ファックス番号

社内メールの場合は、名前と部門だけであったり、名前と役職・部門だけだったりするこも多いです。

 

 

今回の記事い かがでしたでしょうか?

是非サクサクメールを書く際にお役立てください。

 

 

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