効果的なビジネスEメールの書き方 その①

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Eメールに加え、チャットワークやメッセンジャー、業種によってはLineなども使って、外国人の同僚や取引先と、英語でのメッセージをやり取りする機会も増えていると思います。

 

一方、英語のメッセージの作成をもっとサクサクできたら、かなり業務時間の短縮になるという声も多く聞きます。

 

取引先へのメールや上司への報告書は、慣れないと特に時間がかかってしまうものです。

 

一度使ったことがある表現。 一回で記憶できれば良いのですが、なかなかそうも行きません。

同じような表現を何度も検索するのは、時間の無駄であると同時に、ストレスにもなりがちです。

 

 

基本のテンプレートをおさえ、自分がよく使う表現はノートに書きだしてまとめたり、Evernoteなどに記録して、必要な時にさっと確認できるようにしておくのがお勧めです。

 

 

また、英文メール学習中にお勧めなのが、社内でわかりやすい英文メールを書く人のスタイルを真似ること。

 

 

業種や会社特有の略語なども、社内の英語達人から学ぶと早いです。

 

 

英語達人はネイティブに限らず、日本人だったりもします。

 

 

ネイティブがいつもわかりやすい文章を書くとは限りませんので。

 

 

是非身近な先生がいないか、アンテナを張ってみてください。

 

 

 

 

 

 

ビジネスEメールは、先ずは相手に伝わることが最も重要です。

 

受け取った相手が、一度読んで内容を容易に理解できることが理想です。

こちらがリクエストする行動がある場合は、速やかにアクションをとってもらえるような文章を書くことも必要です。

 

 

先ず、心掛けるのは以下の3つです。

 

 

Simple なるべく簡単な単語を使う。 文章構文も可能な限りシンプルに。

 

 

Clear: 一つの文章は短めに。 適切であれば箇条書きスタイルも活用。

 

 

Logical: メッセージの展開をロジカルに。接続詞を有効活用。

 

 

難し表現を覚えると、ついつい使ってみたくなりますが、経験的に簡単な表現を使う方が、ニュアンス的な誤解をうんだりする確率が低いと思います。

 

 

 

  • 英文メールのポイント・件名の書き方

  • 本文で伝えたい内容を簡潔に表現する件名をつけることが大切です。

 

件名を考える場合、以下を考慮しましょう。

 

 

  • 件名には基本的にOne Messageを心掛ける

 

  • 何を求めているメールか明確に

 

  • 簡潔に短く・文字数目安は30字程度

 

  • 適切であれば数字も使う (目立たせるのに効果的)

 

 

件名スタイルのスタイルには色々ありますが、以下のような表現方法が使えます。

 

名詞:内容

 

名詞 about/for ~

 

色々な件名例

 

問い合わせのメール:

 

Inquiry: Your design services

問い合わせ:御社のデザインサービスについて

 

Inquiring about your design services

御社のデザインサービスについての問い合わせ

 

Request for information on your design services

御社のデザインサービスについての情報のリクエスト

 

Question: Your invoice of November 16

質問:御社の11月16日付請求書について

 

 

作業をリクエストするメール

Requesting Project X idea submissions — Due March 31

プロジェクトXへのアイデア提出のお願いー3月31日締め切り

 

Employee Survey: Please take by EOD Wednesday

従業員意識調査:水曜までに完了してください

 

(EOD = End of Day 一日の終わり)

 

 

ミーティングの招集

 

Meeting Request: marketing strategy next week

ミーティングのお願い:来週マーケティング戦略について

 

 

フォローアップメール

 

Following-up from our last discussion

先日お話ししたことのフォローアップ

 

Touching base: next month sales forecast

来月の売上予測についての連絡

 

(Touching base = 連絡をとる意味のカジュアルな表現)

 

Marketing Manager Interview follow up 

マーケティングマネージャーの面接フォローアップ

 

リマインダーメール

Reminder: Expense report due tomorrow

経費報告書締め切り明日

 

 

その他、以下のような表現もあります。

 

Information:    情報

 

Confirmation:   確認

 

Notification:   通知

 

Referred by ~ = ~「に紹介されて」

 

Urgent:  緊急

 

Important: 重要

 

 

タイトルを明確に設定すると、受け手にも親切ですね。

 

今回の記事、是非参考にしてわかりやすいメールを書いてください。

 

 

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